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POD和文件管理

2022-04-28 来源:泸州农业机械网

POD和文件管理

基于网络的POD和文件管理:正改变我们印刷的方式

通过互联网可以得到各种新资源,这为我们实现印刷、发行和文件管理提供了更多选择。传统的印刷生产正让位给网络应用和服务,这些新兴的网络应用和服务使印刷与发行过程流线化,并将POD(Print On Demand-按需印刷)和文件管理提升到一个新的水平。

包括Printweb和Xerox在内的一些公司都在提供基于网络的文件管理和POD服务,内容包括从电子仓库到在线印刷订购、印刷生产管理、个性化服务、装订、传输和后加工等环节的所有内容。其它投身于此的公司,如PrintChannel.com和 SMARTwork.com,提供的是基于网络的印刷采购服务,通过基于网络的印刷生产管理工具将客户和印刷供应商连接起来。还有一些公司提供个性化服务。

如今已有各种规模的公司开始在公司内部使用基于网络的POD和文件管理服务,而它们如果作为一种外部服务,则不但可以简化公司后勤工作,还可以加快印刷流程。通过网络进行按需印刷的内容也已经涉及到彩色促销资料、技术出版物、名片等方方面面。

据一些提供基于网络的POD和文件管理服务的公司表示,它们的客户能够通过这些服务节约5%到10%的开支,甚至可以达到70%。电子文件存储和按需印刷还能节省大量的人力资源。过去一个作业要花数天或数周时间印刷、若干小时包装、贴标签,还要花费若干天时间才能运输到顾客手中。而现在只需在用几分钟的时间即可在网上下订单,然后就近印刷,花费几天甚至更短的时间就可到达客户的手中。

基于网络的POD和文件管理服务无论是直接运用于公司内部,还是安装于公司外部作为第三方服务提供,都可带来更多的便利,节约开支。各种大、中、小型企业都能从中受益。

Xerox公司的总经理Kim Grover,同时也是保险、金融业的行业顾问,指出,随着竞争压力的增大,Xerox公司的客户越来越多地选择在外部完成文件管理和印刷工作。保险和金融公司得出的结论是,投入的资金越集中于自己的核心业务,取得的收益越好。

和大多数商业一样,保险和金融服务公司发现自己需要更有效地使用自己的资金,实现这一点的一条途径就是与其它公司签订合约,由他们提供服务并在公司外部对印刷生产进行控制。将整个印刷生产流程交由第三方完成,集中更多的精力到核心业务上来。而且有了基于网络的POD和文件管理之后,这一外部处理工作也比过去易行得多,授权客户可以使用一个标准的网络浏览器来对文件和格式修改提出要求,并按这一要求进行印刷输出。

然而,当一家公司需要5000甚至更多种的表格来支持自己的业务时,要轻松获取POD服务就有一定难度了。为此,Xerox为客户提供了额外的服务,如全过程管理,即接受用户的格式要求,并完成它们。

在硬拷贝(印刷)还远未淘汰的情况下,Grover表示新的范例是通过网络到硬拷贝,并直接传递给个人消费者。通过网络POD和文件管理,企业可以大大减少不必要的浪费,针对不同消费者的需求特点,为其量身订做所需要的信息。

一、USDA将基于网络的POD服务引入学校

网络文件管理和POD服务为GS/USDA(美国农业部高等学校)节约了时间、空间和经费。作为政府培训机构,GS/USDA要设置课程、编写教材,对全美联邦代理机构的雇员进行培训。为此,GS/USDA引进了IKON公司开发的Digital Express 2000系统,该系统支持GS/USDA的学员通过互联网,在一个网络目录中选择课程材料,选中之后,这些材料会被印刷并传送到学员手中。材料的印制会选择距离学员所在地最近的IKON生产站点进行,并从这里传递给学员。

IKON的Digital Express 2000生产与分发系统使GS/USDA可以实现即时出版,并保持全国统一的标准。而且这一方式可以节约2500平方米英寸用于存储文件的空间,而按一年完成700份订单计算,节省的时间相当于完成每份订单少用30分钟。

最近新发布的针对印刷市场的IKON Digtial Expres2000扩展了其作为ISP的系统功能,承诺能简化商务印刷、快速印刷到印刷电子采购市场的接入。IKON还增添了来自T/R系统公司的MicroPress普通印刷服务器(CPS)作为Canon、Ricoh、Oce和Hewllett-Packard公司的一系列成像设备的前端,以此增强Digiagl Express2000的分发和印刷能力。

二、网络之外的服务:输出和传输

要成功地开展基于网络的文件管理和POD服务,必须能够命令与处理文件,并为网络印刷和传输作好准备,这一点极其重要。此外,确保印刷输出的保真性以及产品传输的快捷性也是相当关键的。

作为早期进入基于网络的POD和文件管理市场的厂商,商务通信(CC)公司已经向财富500强的生产厂商、贸易服务与保险公司、图书出版商提供了将近5年的服务。CCI操纵着两家生产机公司,一家在Wisconsin,一家在Arizona,在这两家工厂,电子文件会通过网络直接传送到Xerox 的DocuTech设备上进行印刷。除了按需印刷服务外,CCI还提供“扫描到印刷”的服务,即将客户的纸质文件数字化,并进行打印和存档。其它服务还包括装订、库存、运输及通过一个网络文献管理系统便捷地在线追加订单。

CCI的市场部副总裁Sharon Quint认为,CCI公司提供的访问追踪和存储文件的整个解决方案是无可匹敌的,任何有大量信息要提交、打印、存档、保存和分布的客户都可以从CCI方案中获益匪浅。

Now Docs公司目前也提供从文件上载到发行的POD按需印刷服务。为满足Global2000公司的需要而设计,Now Docs的尝试是在多个印刷网点之间分配印刷任务。Now Docs已经为其遍布全美各地的印刷和发行中心配置了Xerox的数字印刷设备,包括DocuColor2060系列,DodTech6180系列,和DocuColor92CS,前端设备是EFI Fiery的RIP。Now Docs拥有的专利技术允许用户将文件上传到Now Docs站点上,并在其印刷网络上选择就近印刷。在Now Docs的印刷和发行中心还拥有Pitncy Bowes Series8插页机和完备的装订设备。

据Now Docs公司市场和销售部的高级负责人Bennett Hirsch介绍,该公司的客户将Now Docs的解决方案运用于各种各样的印刷和发行项目上。如分发给多用户的报告书,时效强的投资文件,加注私人标签产品的印刷和分发等。

Hirsch确信,为了完全发挥数字化技术的优势,企业要花时间去生成能够将新技术的能力最大化的表格和其它材料,而不是简单地试着将胶印生成的文件用于数字化输出。如果准确地将数字化设计与可变数据结合,便可得到一个“一对一”的通信方案。

Mimeo.com也提供了全套文件管理和POD服务,但使用的是集中印刷和发行的模式,而不只是一个发行模式。Mimeo.com解决方案有一个不错的上传和印刷驱动系统。用户选择Mimeo.com印刷机作为他们的输出设备,正如Mimeo.com公司发展部副总裁Charles Resnick说的,互联网成为客户的印刷电缆。

在文件被加密、压缩、打包并传到印刷装置后,客户可以在自己的计算机监视器上实时浏览它们,并进行一些操作,如翻页、改变装订选择、放大缩小查看文件等。印刷工作集中在Memphis进行,在这里Mimeo.com还会利用其靠近联邦特快中心的优势提供第二天即可交工的POD服务,Mimeo.com生产中心配备了大量先进设备,包括安装了能确保色彩准确性相应软件的Xeikon彩色打印机,多台Xeikon DocuTech6180S,和一组Hewellett-Pachard印刷系列产品。

Lason是一家集成信息管理服务的供应商,工作内容包括图像和数据捕捉、数据管理和输出、发行通过POD印刷的产品、管理85以上个多功能图像处理中心并利用其为客户服务。在Lason公司生产中心的设备包括Oce的数字化网络印刷机、Xerox公司以复印机到网络印刷机的一系列设备。

Lason公司利用网络接收客户订单与工作需求,并通过网络向客户提供报价和传送信息。公司项目从简单的复印到图书制作到包括文件、媒体、包装在内的软件集成。另外Lason还提供网络存货管理和执行服务。

而Webprint公司则是提供另一条途径实现文件管理和基于网络的POD,它给按需印刷商的数字印刷客户提供了一个基于网络的“桌面到发行”解决方案。利用这个方案,客户将能够直接将任何应用文件在选中站点上准确打印出来,就仿佛把供应商的设备当作自己的桌面打印机一样。

三、用网络将客户和他们的印刷供应商联系起来

另一种通过网络提供POD服务的方式就是提供链接和管理服务,而直接将印刷供应商和其客户连接到一起。目前开展这一服务的两家公司是printChannel.com和SMARTworks.com。

printChannel.com的首席执行官Oliver Pflug将自己的公司描述成一个向商务印刷商提供印刷采购服务的供应商。Pflug认为公司的优势在于其服务是为印刷供应商量身订做的。printChannel.com会对印刷供应商进行5天的培训,之后印刷商就可以掌握操作这一系统的各种参数设置了。

PrintChannel对其所有服务进行了注册,其中包括从网络评估要求到在线印刷资料客户化的一系列采购服务。然后商务印刷供应商会用这些注册标识来告之客户自己能够提供的服务。这样印刷商就可以借助printChannel的支持直接向客户提供各种网络POD和文件管理服务了。

SMARTworks.com为企业提供了一个印刷管理和采购的服务平台,它可以通过一个简单的站点或其它全球B2B电子采购解决方案来访问。这一平台支持电子采购、供应链管理、供应商管理、设计到订单和文件驻存服务。SMARTworks.com是通过与其渠道伙伴合作的方式来充当ASP供应商,并扩展自己的市场。目前SMARTworks.com的渠道合作伙伴包括最近达成的协议的Danka商业系统。

通过SMARTworks.com,Clobal2000的客户可以立即对产品和服务供应商进行访问,享受其提供的各种服务。SMARTworks.com和渠道伙伴的合作,使其印刷采购和管理过程流线化、自动化,从而通过提高印刷资源管理的工作效率来节约开支。

四、结论

以上介绍了各种基于网络的POD和文件、文件管理解决方案,无论这些方案的形式怎样,有一点是可以肯定的,它们的运用都会为企业带来真正的开支缩减。而网络正将POD和文件、格式管理工作提

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